av Kundeklager om fakturaer kan være utfordrende, men håndtert riktig kan de styrke tilliten i stedet for å skade den.
Ingen liker å få klager, men for små bedrifter er det en mulighet til å vise profesjonalitet. En undersøkelse fra Zendesk viser at 62 % av kunder blir lojale etter en positiv klagehåndtering. Her er hvordan du gjør det riktig.
Lytt og anerkjenn
Når en kunde klager på en faktura, lytt uten å avbryte. Anerkjenn problemet med en setning som “Jeg forstår at dette kan være frustrerende” – det bygger bro og demper spenning.
Sjekk fakta raskt
Feil skjer, som feil beløp eller MVA. Gå gjennom fakturaen med kunden i sanntid hvis mulig. Et verktøy som holder oversikt over fakturahistorikk kan spare tid og vise at du tar saken på alvor.
Tilby en løsning
Hvis feilen er din, send en kreditnota umiddelbart – det viser ansvar. Hvis kunden misforstår, forklar rolig med eksempler. En studie fra Harvard Business Review viser at raske løsninger øker kundetilfredshet med 30 %.
Følg opp
Etter løsning, send en melding som “Er alt i orden nå?” Dette viser omsorg og kan snu en negativ opplevelse til en positiv. Fakto.no lar deg enkelt følge opp med kunder direkte fra systemet.
